Verslag van het VOI©E bestuur - 2019

Doelstelling VOI©E
De vereniging draagt de naam: VOI©E – Vereniging van Organisaties die Intellectueel eigendom Collectief Exploiteren.
VOI©E stelt zich ten doel het begrip in de samenleving voor de collectieve uitoefening van het auteursrecht, daaronder begrepen de naburige rechten, te vergroten en te versterken. Samen met Stichting Federatie Auteursrechtbelangen, organisatie voor auteursrecht en naburige rechten (hierna: “Federatie Auteursrechtbelangen”) bevordert zij de samenwerking met organisaties van makers, uitvoerende kunstenaars, uitgevers en producenten die deel uitmaken van beide organisaties. VOI©E financiert de activiteiten van de in Den Haag gevestigde Federatie Auteursrechtbelangen.

Goed bestuur
De leden van VOI©E hanteren Richtlijnen goed en integer bestuur voor collectieve beheersorganisaties (CBO’s), maar deze zijn niet goed toepasbaar op VOI©E als branchevereniging. Dat geldt ook voor de Governance Code Cultuur, maar de principes van deze code hebben wel als leidraad gediend voor de verantwoording van de governance door de vereniging.
Leden kunnen uitsluitend CBO’s zijn die werkzaam zijn in Nederland, die het CBOKeurmerk voor hun activiteiten mogen voeren en die door de vereniging als zodanig zijn aanvaard.
De leden worden – op bindende voordracht van de leden - in het Algemeen Bestuur vertegenwoordigd op het hoogste uitvoerend niveau en in de Algemene vergadering door de voorzitters van het orgaan met de toezichthoudende functie, in geval van Vereniging Buma / Stichting Stemra door de voorzitter de Raad van Bestuur. Ten minste eenmaal per jaar komen de voorzitters van de organen met de toezichthoudende functie / Raad van Bestuur Buma/Stemra bijeen zonder bijzijn van de leidinggevenden van de CBO’s.
Het functioneren van bestuur en algemene vergadering en de rol van de voorzitters van de organen met de toezichthoudende functie, mede in relatie tot de Federatie Auteursrechtbelangen, worden regelmatig, zo ook in het verslagjaar, geëvalueerd.
De algemene vergadering benoemt de onafhankelijke voorzitter van de vereniging. Per 1 januari 2019 is de heer F. Teeven aangetreden als onafhankelijk voorzitter van VOI©E.
Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging. Het bestuur zorgt voor de uitvoering van de besluiten die in de algemene vergadering zijn genomen en draagt zorg voor de nakoming van de statuten, het huishoudelijk reglement en andere reglementen, de CBO-Keurmerkcriteria, en/of besluiten en/of overeenkomsten.
Voorzitter, vicevoorzitter en penningmeester besluiten over alle zaken betreffende de dagelijkse leiding. Zij dragen ook zorg voor periodieke evaluatie van het functioneren van de directeur.
De onafhankelijke voorzitter waakt voor belangenverstrengeling, bovendien worden wezenlijke besluiten op grond van de statuten door de algemene vergadering genomen met gekwalificeerde meerderheid. In het verslagjaar is naar het oordeel van de voorzitter geen sprake geweest van (vermeende) ongewenste belangenverstrengeling.
De directeur geeft leiding aan het stafbureau en draagt verantwoordelijkheid voor de dagelijkse gang van zaken. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor de voorbereiding en/of uitvoering van bestuursbesluiten. In het verslagjaar waren twee werknemers, waaronder de directeur, in dienst. Het stafbureau verzorgt ook de ondersteunende activiteiten voor de Federatie Auteursrechtbelangen en heeft mede daartoe een overeenkomst van opdracht met de uitvoerend secretaris van de Federatie Auteursrechtbelangen.
De directeur heeft een beperkte volmacht tot het afsluiten van verbintenissen en het doen van betalingen tot € 10.000, met dien verstande dat voor betalingen aan de directeur zelf en voor betalingen die niet voorzien zijn in de begroting voorafgaande toestemming nodig is van de voorzitter, vicevoorzitter of (doorgaans) de penningmeester. Betalingen verlopen via een autorisatieprocedure via de financiële administratie die is uitbesteed aan Buma/Stemra.
Het bestuur gaat zorgvuldig en verantwoord om met de mensen en de middelen van de vereniging. Het bestuur houdt in het kader van risicobeheer een reserve aan om de continuïteit van de vereniging te waarborgen bij onverwachte tegenvallers.
Voornaamste risico en onzekerheid voor de vereniging is het behoud van de financierende leden. Opzegging door een lid kan slechts plaatsvinden tegen het einde van het kalenderjaar, zulks met inachtneming van een termijn van ten minste drie maanden.
De contributie voor het volgende kalenderjaar wordt door de Algemene Ledenvergadering in de najaarsvergadering van het lopende kalenderjaar bepaald op basis van een goedgekeurde begroting. Daarmee is het risico beperkt.
Het VOI©E-bestuur kiest daarbij voor een continuïteitsreserve van 25% van de vaste lasten en heeft in het huishoudelijk reglement de bepaling opgenomen dat in geval van beëindiging van activiteiten de leden gezamenlijk voor de afwikkeling zullen zorgen.
Wat betreft de interne beheersing zijn ter waarborging van de continuïteit, naast beschrijvingen van het office management en IT-infrastructuur, procesbeschrijvingen beschikbaar voor inkopen, betalingsverkeer, salarisadministratie en inkomsten.

Bestuursvergaderingen en algemene vergaderingen
In 2019 kwam het Algemeen Bestuur van VOI©E viermaal bijeen. Daarvan werd twee keer gecombineerd vergaderd met de algemene vergadering. Daarnaast is eenmaal een algemene vergadering gehouden waarin de leden uitsluitend door de voorzitters en in geval van Vereniging Buma/Stichting Stemra door de Raad van Bestuur, werden vertegenwoordigd.

CBO-Keurmerk
CBO’s verkrijgen het CBO-keurmerk als ze aan strikte voorwaarden voldoen na een onafhankelijke jaarlijkse toetsing en een bindend besluit door het Keurmerkinstituut. In 2019 waren alle VOI©E-leden opnieuw gerechtigd het certificaat te voeren, behalve het nieuwe lid SCGO dat nog bezig is de bedrijfsvoering in lijn te brengen met de Keurmerkcriteria.
De Keurmerkcriteria komen tot stand op advies van de Commissie van Belanghebbenden (bestaande uit vertegenwoordigers van rechthebbenden, CBO’s en bedrijfsleven). Ook het College van Toezicht collectief beheer Auteursrecht en naburige rechten (CvTA) heeft een adviserende rol en is toehoorder bij bijeenkomsten van de Commissie van Belanghebbenden. De auditrapporten van het Keurmerkinstituut maken deel uit van het toezichtinstrumentarium van het CvTA.
In het verslagjaar is vanuit bestuur en leden-CBO’s een commissie Bestuur & Verantwoording ingesteld met als taak de toetsing van zowel wettelijke als Keurmerkvereisten door resp. CvTA, Keurmerk-auditor, accountant alsmede het interne toezicht te evalueren en advies uit te brengen aan de algemene ledenvergadering over een efficiëntere toetsingspraktijk waarmee administratieve lasten kunnen worden beperkt.
Parallel hieraan wordt gewerkt aan een nieuwe governance code.

Wet- en regelgeving
Met het CvTA is in het verslagjaar overleg gevoerd over het toezichtskader in relatie tot zelfregulering en governance, en over de voortgang binnen het benchmarkproject.
In oktober 2019 is het nieuwe Wetsvoorstel Toezicht ingediend, dat enerzijds het toezicht op CBO’s aanscherpt en het CvTA onder meer bevoegdheid geeft de geschiktheid van bestuurders te toetsen, maar anderzijds ook ruimte biedt voor verlicht toezicht bij een beperkt risico en het ex ante toezicht op modelcontracten verduidelijkt. Voorts voorziet het wetsvoorstel in medefinanciering van het toezicht (50%) door de onder toezicht gestelde CBO’s. De behandeling van het wetsvoorstel door de Tweede Kamer zal in 2020 plaatsvinden. Vooruitlopend op de ontwikkeling van kostenbenchmark door VOI©E is de wettelijke kostennormering op 31 december geëindigd.
VOI©E nam ook in 2019, samen met de andere platforms van de Federatie Auteursrechtbelangen, deel aan het kwartaaloverleg met de bij auteursrecht en naburige rechten betrokken beleidsambtenaren van de ministeries van V&J, EZK en OCW.
Belangrijk gespreksonderwerp was de totstandkoming (in 2019) en implementatie in Nederlandse wetgeving (uiterlijk medio 2021) van de Richtlijn auteursrecht in de eengemaakte digitale markt.

Geschillencommissie Auteursrechten
Door goede procedures en kwaliteitsverbeteringen is het aantal klachten bij CBO’s zeer gering. Sinds de start in 2011 zijn er slechts drie uitspraken geweest (de laatste begin 2020). Tweemaal heeft de Geschillencommissie op verzoek van de rechter een deskundigenbericht opgesteld ten behoeve van een zaak over de billijkheid van de hoogte van een vergoeding.

Relatie bedrijfsleven
VOI©E heeft in het verslagjaar overleg gevoerd met VNO-NCW / MKB-Nederland over een eventueel lidmaatschap van de auteursrechtsector; voorwaarde is dat het bedrijfsleven daarmee de sector erkent als ondernemende sector en haar beleid ten aanzien van auteursrecht dienovereenkomstig bijstelt.
Binnen de Commissie Auteursrecht (CAR) wordt overlegd over een eventuele regeling voor het verstrekken van persoonsgegevens in lijn met de AVG en over nieuw onderzoek dat stichting Reprorecht uitvoert naar het relevant kopieergedrag in het bedrijfsleven.
Over en weer is bevestigd dat de eind 2018 geïntroduceerde vergoedingsregeling en de toeslagregeling met Videma ten behoeve van de makers-CBO’s goed verlopen.

Voorlichting
De wekelijkse nieuwsbrief VOI©Email was, naast de periodiek verschijnende interne nieuwsbrief Nieuws van het Lange Voorhout, ook in 2019 een door leden en externe relaties gewaardeerde nieuwsvoorziening.

Collectieve voorlichting en handhaving
De VOI©E-leden dragen zorg voor de financiering en het bureau is belast met de uitvoering van voorlichtingsactiviteiten die onder auspiciën van de Federatie Auteursrechtbelangen plaatsvinden. Voorlichting is ook een statutaire hoofdtaak van VOI©E. Belangrijk onderdeel is het onderwijsprogramma dat samen met onder meer KlasseTV en Nieuwsbegrip verder wordt uitgebouwd, tot medio 2019 deels gesubsidieerd door het Europese IE-bureau EUIPO. Eind 2019 heeft het ministerie van OCW in het kader van de Arbeidsmarktagenda een subsidie van € 70.000 toegekend voor de ontwikkeling van een educatieve game die in de loop van 2020 wordt ontwikkeld in samenwerking met Flavour. BREIN heeft in dit kader na bemiddeling van de Federatie een subsidie van € 71.000 gekregen voor een project communicatie- en effectonderzoek van gerichte voorlichting aan illegale uploaders.

Financiën
De VOI©E-contributie bedroeg in 2019 € 506.383.
De bijdrage collectieve bestedingen 2019, die op basis van de incasso- en verdelingssystematiek via de VOI©E-contributieregeling wordt verdeeld, bedroeg € 1.371.117.
De stand van de reserve per 31 december 2019 is € 48.302. De reserve zal worden aangevuld vanuit de contributie 2020. De contributiebijdrage 2020, inclusief de bijdrage collectieve bestedingen, is vastgesteld op € 1.971.375; dit is een stijging van 5% ten opzichte van 2019, met name door de verwachte kosten voor het benchmarkproject en het aanvullen van de reserve ten behoeve van de continuïteit. Daartoe is mede de bijdrage aan Stichting BREIN voor 2020 € 100.000 lager dan gevraagd, omdat in overleg met BREIN is vastgesteld dat BREIN daarvoor zo nodig zijn daartoe toereikende reserve kan aanspreken.

Vooruitblik 2020
Aan de hand van de grootste continue baten en lasten wordt via een verkorte begroting een vooruitblik op 2020 gegeven.
Eind 2018 hebben de Federatie Auteursrechtbelangen en VOI©E besloten alle collectieve activiteiten, inclusief bureaukosten Federatie, voor vijf jaar (2019 – 2023) te financieren via de contributieregeling van VOI©E. Verder gaat het hier om de bijdragen aan Platform Makers en stichting BREIN, het communicatieplan van de Federatie en de Geschillencommissie Auteurscontractenrecht op basis van jaarlijks goed te keuren begrotingen voor deze collectieve bestedingen. In 2023 of zoveel eerder als gewenst zal op basis van een evaluatie besloten worden of deze regeling voor onbepaalde tijd kan worden voortgezet.
In 2020 zullen ook de VOI©E-leden, met name de rechthebbenden van wie zij de rechten beheren, de gevolgen ondervinden van de maatregelen die moeten worden genomen vanwege de Corona-crisis. Naar verwachting heeft deze crisis, mede vanwege de contributiesystematiek, geen impact op de begroting en continuïteit van de vereniging in 2020.