Doelstelling VOI©E
De vereniging draagt de naam: VOI©E – Vereniging van Organisaties die Intellectueel eigendom Collectief Exploiteren. VOI©E stelt zich ten doel het begrip in de samenleving voor de collectieve uitoefening van het auteursrecht, daaronder begrepen de naburige rechten, te vergroten en te versterken. Samen met Stichting Federatie Auteursrechtbelangen, organisatie voor auteursrecht en naburige rechten (hierna: “Federatie Auteursrechtbelangen”) bevordert zij de samenwerking met organisaties van makers, uitvoerende kunstenaars, uitgevers en producenten die deel uitmaken van beide organisaties. VOI©E financiert de activiteiten van de in het gezamenlijke kantoor in
Den Haag gevestigde Federatie Auteursrechtbelangen.
Goed bestuur De leden van VOI©E hanteren de Governance Code CBO’s, maar deze is niet goed toepasbaar op VOI©E als branchevereniging omdat VOI©E geen collectieve beheersorganisatie (CBO) is. Dat geldt ook voor de Governance Code Cultuur omdat VOI©E geen culturele instelling is, maar de principes van deze code dienen wel als leidraad voor de navolgende verantwoording van de governance door de vereniging. Leden kunnen uitsluitend CBO’s zijn die naar het oordeel van het College van Toezicht Auteursrechten aan de wettelijke definitie van collectieve beheersorganisatie voldoen. De leden worden – op bindende voordracht van de leden – in het Algemeen Bestuur vertegenwoordigd op het hoogste uitvoerend niveau en in de Algemene vergadering door de voorzitters van het orgaan met de toezichthoudende functie of door de voorzitter van de Raad van Bestuur.
Ten minste eenmaal per jaar komen de voorzitters van de organen met de toezichthoudende functie bijeen zonder bijzijn van de leidinggevenden van de CBO’s. Het functioneren van bestuur en Algemene vergadering en de rol van de voorzitters van de organen met de toezichthoudende functie, mede in relatie tot de Federatie Auteursrechtbelangen, zijn in 2024 geëvalueerd.
De Algemene vergadering benoemt de onafhankelijke voorzitter van de vereniging. Sinds 1 januari 2019 wordt die functie bekleed door de heer F. Teeven. De heer Teeven is door de Algemene ledenvergadering op 9 december 2024 herbenoemd voor een derde termijn, in beginsel tot uiterlijk 1 juli 2026, een en ander in goed overleg afhankelijk van de benoeming en beschikbaarheid van een opvolg(st)er.
Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging. Het bestuur zorgt voor de uitvoering van de besluiten die in de Algemene vergadering zijn genomen en draagt zorg voor de nakoming van de statuten, het huishoudelijk reglement en andere reglementen, de governance code CBO’s en/of besluiten en/of overeenkomsten.
Voorzitter, vicevoorzitter en penningmeester besluiten over alle zaken betreffende de dagelijkse leiding van het VOI©E-bureau. Zij dragen ook zorg voor periodieke evaluatie van het functioneren van de directeur.
De onafhankelijke voorzitter waakt voor belangenverstrengeling, bovendien worden wezenlijke besluiten op grond van de statuten door de Algemene vergadering genomen met gekwalificeerde meerderheid.
In het verslagjaar is naar het oordeel van de voorzitter geen sprake geweest van (vermeende) ongewenste belangenverstrengeling en heeft de directie naar behoren gefunctioneerd.
De directeur geeft leiding aan het stafbureau en draagt verantwoordelijkheid voor de dagelijkse gang van zaken. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor de voorbereiding en/of uitvoering van bestuursbesluiten.
In het verslagjaar waren twee werknemers, waaronder de directeur, in dienst. Het stafbureau verzorgt ook de ondersteunende activiteiten voor de Federatie Auteursrechtbelangen en VOI©E heeft mede daartoe een overeenkomst van opdracht met de algemeen secretaris van de Federatie Auteursrechtbelangen. Op gezamenlijk initiatief van stichting Platform Makers en stichting Platform Creatieve Media Industrie is de samenwerking met VOI©E binnen de Federatie Auteursrechtbelangen en de governance van deze organisaties in het verslagjaar geëvalueerd. Dit heeft in het verslagjaar nog niet tot een afgeronde conclusie geleid. De discussie hierover wordt voortgezet in 2025. Wel zijn beide organisaties overeengekomen dat de directeur van VOI©E, als directeur van het gezamenlijke bureau, voor onbepaalde tijd mede de functie van algemeen secretaris van de Federatie zal vervullen na het vertrek van de huidige secretaris per 1 april 2025. Per jaar zal vervolgens worden bekeken of het gewenst is op deze manier voort te gaan.
Het bestuur gaat zorgvuldig en verantwoord om met de mensen en de middelen van de vereniging.
Risicoanalyse
Het bestuur houdt in het kader van risicobeheer een reserve aan om de continuïteit van de vereniging te waarborgen bij onverwachte tegenvallers.
De risico’s voor de vereniging en zijn leden zijn beperkt en als volgt in kaart gebracht. De baten van de vereniging bestaan uitsluitend uit de contributiebijdragen van de leden. Het grootste risico voor de vereniging is dan ook opzegging. Opzegging van een van de twee grootste leden (samen 54% van de baten) zal waarschijnlijk leiden tot opheffing van de vereniging, maar dat zal ook gelden indien een aantal kleinere leden zou opzeggen.
Opzegging door een lid kan plaatsvinden tegen het einde van het kalenderjaar, zulks met inachtneming van een termijn van ten minste drie maanden. Indien dit leidt tot opheffing van de vereniging zal een groot deel van de vaste lasten (meer dan 70% zijn personeelslasten) nog een kalenderjaar doorlopen (maximale risico tussen de € 250.000 en € 300.000). Het VOI©E-bestuur heeft gekozen voor een beperkte continuïteitsreserve van 25% van de vaste lasten (circa € 130.000) en heeft in het huishoudelijk reglement de bepaling opgenomen dat in geval van onvoldoende middelen voor afwikkeling van activiteiten de leden gezamenlijk voor de benodigde financiering zullen zorgen.
Dat is ook besloten voor het risico dat langdurig verzuim kan optreden. VOI©E is eigen risicodrager. Het is denkbaar dat VOI©E in een voorkomend geval iemand moet gaan inhuren als opvang vanuit het bureau of via het ‘lenen’ van menskracht van leden niet mogelijk is, maar dan zullen de leden zorgen voor de financiële ruimte als het eigen vermogen niet toereikend mocht zijn.
Wat de uitgaven betreft, werkt de vereniging met een jaarlijkse kostendekkende begroting. De directeur heeft een beperkte volmacht tot het afsluiten van verbintenissen en het doen van betalingen tot € 10.000, met dien verstande dat voor betalingen aan de directeur zelf en voor betalingen die niet voorzien zijn in de begroting voorafgaande toestemming nodig is van de voorzitter, vicevoorzitter of (doorgaans) de penningmeester. Betalingen verlopen via een autorisatieprocedure via de financiële administratie die is uitbesteed aan BumaStemra.
De aangehouden continuïteitsreserve biedt voldoende middelen om tussentijdse besluiten tot het maken van ten tijde van de vaststelling van de begroting onvoorziene uitgaven gedurende het jaar te kunnen opvangen.
Wat betreft de interne beheersing zijn ter waarborging van de continuïteit, naast beschrijvingen van het office management en IT-infrastructuur, procesbeschrijvingen beschikbaar voor inkopen, betalingsverkeer, salarisadministratie en inkomsten.
De contributie voor het volgende kalenderjaar wordt door de Algemene Ledenvergadering in de najaarsvergadering van het lopende kalenderjaar bepaald op basis van het activiteitenplan en daarop gebaseerde goedgekeurde begroting.
Naast de VOI©E-lasten, worden via de contributieregeling ook de zogenaamde collectieve bestedingen gefinancierd, die onder auspiciën van de Federatie Auteursrechtbelangen staan. Tot en met 2023 betrof dit de voorlichting en collectieve handhaving. Met ingang van 2024 is overgegaan op een gewijzigde bijdrageregeling, waarbij alleen het budget voor de voorlichting en de Geschillencommissie auteurscontractenrecht nog via de VOI©E- contributie loopt. De financiering van de collectieve handhaving door BREIN en van Platform Makers maakt vanaf 2024 geen deel meer uit van de begroting en jaarrekening van VOI©E. Hiervoor worden voortaan op instigatie van de Federatie Auteursrechtbelangen individuele afspraken gemaakt met de CBO’s, met een coördinerende rol van VOI©E.
Bestuursvergaderingen en Algemene vergaderingen
In 2024 kwam het Algemeen Bestuur van VOI©E viermaal bijeen. Daarvan werd twee keer gecombineerd vergaderd met de Algemene vergadering. Een zogenoemde mini-conferentie is georganiseerd om met de leden van gedachten te wisselen over de samenwerking met en binnen de Federatie Auteursrechtbelangen en met stichting BREIN. Daarnaast is eenmaal een vergadering gehouden voor de voorzitters.
Governance code en good practice
Sinds 2021 onderschrijven de leden de VOI©E Governance Code CBO’s.
Met ingang van 2023 zijn de VOI©E-leden gestopt met het CBO-Keurmerk omdat het CvTA voor het keurmerk geen rol zag in zijn beleids- en toetsingskader. De Keurmerkcriteria en het bijpassend normenkader zijn behouden voor de interne controle in het Handboek Good practice van de vereniging.
Wet- en regelgeving
VOI©E nam ook in 2024, samen met de andere platforms van de Federatie Auteursrechtbelangen, deel aan het kwartaaloverleg met de bij auteursrecht en naburige rechten betrokken beleidsambtenaren van de ministeries van J&V, EZK en OCW. Belangrijke gespreksonderwerpen in het verslagjaar waren het wetsvoorstel tot versterking van het auteurscontractenrecht, in het bijzonder het filmcontractenrecht, de reparatie van het RAAP-PPI arrest in het belang van naburig rechthebbenden, de Uitvoeringswet Digitaledienstenverordening, het onderzoek naar de bijdrage van auteursrecht aan de nationale economie dat in het verslagjaar van start is gegaan en de evaluatie van het toezicht op collectief beheer.
Relatie met het College van Toezicht Auteursrechten (CvTA)
Op 9 april organiseerde het CvTA voor alle belanghebbenden een bijeenkomst waarin door het College een toelichting werd gegeven op de herziene toezichtstrategie, het jaarplan 2024 en de ontwerpbegroting 2025.
Een delegatie van het VOI©E-bestuur is geïnterviewd door de KWINK Groep voor hun onderzoek in het kader van de ZBO-evaluatie van het CvTA dat in het verslagjaar plaats vond.
In december vond het jaarlijkse zogenoemde bestuurlijk overleg met het CvTA plaats, dat een vervolg krijgt na verschijnen van het evaluatierapport van de KWINK Groep.
De werkgroep Financiën van VOI©E heeft gereageerd op de publicatie van het CvTA-rapport toezicht financiën 2023.
Inzicht in de collectieve geldstromen
Begin 2024 heeft VOI©E de webapplicatie “Inzicht in de collectieve geldstromen” gelanceerd, een project dat na overleg met het CvTA in 2023 is gestart. Zowel de leden als het CvTA hebben positief geoordeeld over het resultaat. Per geldstroom kan worden gevolgd hoeveel is geïncasseerd, welke kosten zijn gemaakt, of en hoeveel geld wordt besteed voor het algemeen belang van de betreffende groep rechthebbenden, hoeveel wordt verdeeld via buitenlandse CBO’s en welk aandeel rechtstreeks door de Nederlandse CBO’s wordt uitgekeerd aan welke groep rechthebbenden. Na evaluatie is in het verslagjaar gewerkt aan verdere verbetering van het geldstromenoverzicht om de informatie nog beter te laten aansluiten op de jaarrekeningen van de leden.
Herijking wettelijk toezicht
Met de oprichting van VOI©E in 2008 creëerde de CBO-sector één aanspreekpunt voor communicatie en overleg in de vorm van een brancheorganisatie die ook gezamenlijke activiteiten tot verbetering van werkwijze en imago kon oppakken. Begin 2024 verscheen het rapport “15 jaar VOI©E - Monitor 2008 – 2023, de professionalisering van het collectief beheer”. Als de kritiek- en verbeterpunten uit de periode 2007-2008 in ogenschouw worden genomen, kan worden geconcludeerd dat de belangrijkste kritiekpunten – die hebben geleid tot de Wet Toezicht in de huidige vorm – zijn weggenomen. Het VOI©E-bestuur ziet een andere wijze en inrichting van toezicht op cbo’s dan ook als de belangrijkste opdracht voor de komende tijd.
Omdat leden via hun zusterorganisaties signalen kregen dat het toezicht in andere Europese landen heel anders verloopt, is in het verslagjaar door VOI©E een onderzoek uitgevoerd naar het toezicht op collectief beheer in Europa. Via de zusterorganisaties van VOI©E-leden is uit 25 landen in Europa informatie verzameld over de wijze waarop het toezicht is georganiseerd en wordt uitgeoefend. Dit begin 2025 gepubliceerde onderzoek bevestigt dat de elders in Europa actieve CBO’s een minder in de beleidsvrijheid ingrijpende vorm van toezicht ervaren. Naar de mening van VOI©E is daar ook in Nederland geen aanleiding meer voor en is het voor een gelijk speelveld in Europa van belang dat de Nederlandse wet geen aanvullende bepalingen meer heeft ten opzichte van de Europese richtlijn over het toezicht. Het VOI©E-bestuur hoopt dan ook dat de wetgever en het CvTA dit samen met VOI©E in 2025 willen oppakken.
Geschillencommissie Auteursrechten
Door goede procedures en kwaliteitsverbeteringen is het aantal klachten bij CBO’s zeer gering. In 2024 is een uitspraak gedaan in een geschil. In de veertien jaar dat de Geschillencommissie Auteursrechten bestaat voor de toetsing van de toepassing en billijkheid van tarieven zijn nu vier uitspraken gedaan. Tweemaal heeft de Geschillencommissie in het deze veertien jaar op verzoek van de rechter een deskundigenbericht opgesteld ten behoeve van een zaak over de billijkheid van de hoogte van een vergoeding.
Relatie bedrijfsleven
De verlengde en geactualiseerde vergoedingsregeling voor diensten van brancheorganisaties die VOI©E met VNO-NCW / MKB-Nederland is overeengekomen loopt tot en met 31 december 2026.
Na beëindiging van het CBO-Keurmerk zijn met de Commissie Auteursrecht van VNO-NCW en MKB-Nederland (CAR) afspraken gemaakt om te rapporteren over de naleving van de normen die het betalende bedrijfsleven aangaan en om de resultaten jaarlijks te bespreken. In 2024 vond de eerste rapportage plaats tijdens het jaarlijks overleg waarin met Buma, Sena, Videma en Reprorecht wordt gesproken over de ontwikkelingen in de markt.
Sinds Sena in 2022 met de Commissie Auteursrecht van VNO-NCW / MKB Nederland (CAR) een akkoord heeft bereikt over een tijdelijke toeslag op de tarieven vanwege de uitbreiding met o.a. het Amerikaanse repertoire, trekken Sena en de CAR samen op om dit gevolg van het RAAP-PPI-arrest door de Europese Commissie te laten repareren.
Voorlichting en opleiding
De wekelijkse nieuwsbrief VOI©Email was, naast de periodiek verschijnende interne nieuwsbrief Nieuws van het Lange Voorhout, ook in 2024 een door leden en externe relaties gewaardeerde nieuwsvoorziening.
De VOI©E-leden dragen zorg voor de financiering en het bureau is belast met de uitvoering van voorlichtingsactiviteiten die onder auspiciën van de Federatie Auteursrechtbelangen plaatsvinden.
Voorlichting is ook een statutaire hoofdtaak van VOI©E. Belangrijk onderdeel is het onderwijsprogramma dat samen met onderwijsplatform Podium verder wordt uitgebouwd. In 2024 werd het nieuwe platform wijsmetmediaomgaan.nl gelanceerd met twee nieuwe lessen.
Naast de jaarlijkse cursus auteursrecht in de praktijk en een bijeenkomst over de organisatie van de rechtensector en de belangrijkste ontwikkelingen, heeft VOI©E in samenwerking met crmLiNK een basiscursus good governance ontwikkeld voor (potentiële) leden van toezichthoudende organen bij de CBO’s. Inmiddels zijn zes groepen cursisten gecertificeerd, waarvan één in 2024. Aan alle gecertificeerde cursisten die hebben deelgenomen aan de voor BumaStemra en overige VOI©E-leden samengestelde basisleergang good governance is in 2024 door VOI©E een terugkomdag aangeboden. In het voorjaar van 2025 start een zevende groep.
Steunfonds Rechtensector afgerond
De Federatie Auteursrechtbelangen heeft in 2020 het Steunfonds Rechtensector opgericht om makers te steunen door de totstandbrenging van (nieuwe) werken in de door de coronamaatregelen zwaar getroffen creatieve sector te stimuleren. De aan het steunfonds deelnemende CBO’s (Buma, Sena, Lira, Vevam, Pictoright en Norma) hadden hiervoor
€ 5.000.000 beschikbaar gesteld. Dit bedrag is door de minister van OCW verdubbeld naar € 10.000.000. De doeltreffendheid van de door de CBO’s uitgevoerde projecten was aanleiding voor de minister van OCW om in 2021 extra steun van € 10.000.000 aan het Steunfonds Rechtensector toe te zeggen. In april 2022 is opnieuw een bedrag van €10.000.000 door OCW ter beschikking gesteld. De verantwoording van Fase III heeft in het eerste kwartaal van 2024 plaatsgevonden, waarmee het project volledig is afgerond. Door de inzet van de CBO’s is het geld direct terecht gekomen bij meer dan 40.000 makers en uitvoerende kunstenaars die daardoor tijdens coronatijden aan het werk konden blijven en nieuw werk hebben gemaakt. Ruim acht op de tien begunstigde makers hebben aangegeven dat zij hiermee een nieuw publiek hebben bereikt. In de zomer van 2023 hebben de bij het steunfonds betrokken leden een bidbook uitgebracht aan OCW met projecten die zich voor structurele steun lenen. Een besluit hierover is in het verslagjaar nog niet genomen.
Financiën
De VOI©E-contributie bedroeg in 2024 € 520.000. De bijdrage collectieve bestedingen 2024, die op basis van de incasso- en verdelingssystematiek via de VOI©E- contributieregeling wordt verdeeld, bedroeg € 60.000; dit bedrag komt geheel ten goede aan het onderwijsproject van de Federatie Auteursrechtbelangen. De totale bijdrage aan VOI©E in 2024 kwam daarmee op € 580.000. De stand van de reserve per 31 december 2024 bedraagt € 140.593.
Vooruitblik 2025
Het VOI©E-budget voor 2025 is mede gelet op de stand van de reserve met 6% verlaagd naar € 490.000. Het budget voor het onderwijsproject is gelijk gebleven op € 60.000. De reserve voor de Geschillencommissie Auteurscontractenrecht is nog toereikend voor de behandeling van een aantal eventuele geschillen, waardoor het niet nodig is deze reserve in 2025 aan te vullen. Met ingang van 2024 komen de vaste kosten van deze geschillencommissie voor rekening van het ministerie van OCW.