VOI©E-ledenvergadering stelt herziene governance code vast

Als enige brancheorganisatie van collectieve beheersorganisaties (cbo’s) in Europa had VOI©E sinds 2011 richtlijnen voor goed en integer bestuur ingevoerd, per 1 januari 2021 omgezet in een Governance code CBO’s (hierna “de Code”) gebaseerd op de Code Cultuur. Om overlap tussen het externe toezicht van het CvTA met het intern toezicht op governance namens rechthebbenden te voorkomen zijn alle bepalingen in de Code bovenwettelijk en staan deze onder controle en verantwoording van de personen die leiding geven aan de activiteiten van de organisatie en het orgaan dat de toezichtfunctie uitoefent van de cbo. Cbo’s verschillen van aard, omvang en rechtsvorm en hanteren verschillende besturingsvormen. De bepalingen zijn zodanig opgesteld dat alle VOI©E-leden zich daaraan kunnen houden door aan de bepalingen een invulling te geven die past bij de betreffende cbo. De bepalingen zijn ruim gesteld, maar ook verplichtend. Dit vraagt om een toelichting hoe de cbo deze heeft toegepast. Hierover wordt verantwoording afgelegd in het transparantieverslag en op de website van de cbo.

De Code Cultuur is als leidraad gehanteerd en nader ingevuld en toepasselijk gemaakt voor cbo’s. Daar waar toepasbaar heeft ook de Corporate governance code als inspiratiebron gediend. 

Bij de actualisering van de Code, die ingaat op 1 januari 2027, is rekening gehouden met het feit dat de voorgenomen nieuwe wet Collectief rechtenbeheer en toezicht vraagt om een robuuste governance code, waarin sprake is van een duidelijk kader en normstelling voor het interne toezicht. Hierdoor kan het externe toezicht meer op afstand haar publieke rol van externe toezichthouder vervullen zoals dat elders in Europa ook gebeurt. 

Overleg is gevoerd met het CvTA en het concept is ook voorgelegd aan VNO-NCW en MKB-Nederland. VOI©E is blij te kunnen vaststellen dat ook zij vinden dat de Code qua normering compleet is. Een aantal normen zal op basis van hun adviezen nader worden uitgewerkt in een toolkit over hoe de normering door de diverse cbo’s kan worden toegepast. Hiermee heeft VOI©E voldaan aan de wens van de wetgever dat cbo’s een geactualiseerde en robuuste governance code hanteren met maatschappelijk breed aanvaarde regels voor goed bestuur en toezicht.

De belangrijkste wijzigingen betreffen het orgaan dat (ook) de toezichtfunctie uitoefent. De eindverantwoordelijkheid van dit orgaan voor de naleving van de Code in het algemeen en de samenstelling van dit orgaan in het bijzonder staan in de herziene Code centraal.

Het orgaan met de toezichtfunctie stelt de profielschetsen van alle leden op en maakt een overzicht van de gewenste kwaliteiten binnen dit orgaan, ook voor de leden die categorieën rechthebbenden vertegenwoordigen in dit orgaan. Het orgaan met de toezichtfunctie is ook eindverantwoordelijk voor de toetsing van de geschiktheid en betrouwbaarheid van de leden die rechthebbenden vertegenwoordigen.

De maximale zittingstermijn voor de leden van het orgaan dat de toezichtfunctie uitoefent bedraagt in de regel twee termijnen van vier jaar of drie termijnen van drie jaar en is in alle gevallen inclusief overgangsperiode ten hoogste tien jaar. 

In de relatie tussen een incasserende en een verdelende cbo is een functie bij een verdelende cbo onverenigbaar met het lidmaatschap van het orgaan dat de toezichtfunctie uitoefent bij de incasserende cbo. 

Iedere cbo heeft een reglement met een procedure ter vermijding van (potentiële) belangconflicten en de schijn van belangenverstrengeling die op de website wordt gepubliceerd. De transparantieverplichtingen voor jaarverslag en website zijn uitgebreid met een beschrijving van:

- de wijze waarop de onafhankelijkheid is geborgd in het orgaan dat de toezichtfunctie uitoefent;

- de wijze waarop de scheiding tussen toezicht en bestuur is geborgd in het orgaan dat de toezichtfunctie uitoefent;

- het beleid en activiteiten in het verslagjaar wat betreft het omgaan met diversiteit en inclusie;

- het risicobeheer.

In de Code zijn ook de al vele jaren toegepaste normen voor sociale, culturele of educatieve diensten, de klachten- en geschillenregelingen voor rechthebbenden en gebruikers en de “Meldregeling vermoeden van een misstand of integriteitsschending” opgenomen. Bij de herziene Code hoort ook een jaarlijkse monitor van de naleving van de Code onder verantwoording van een commissie met een onafhankelijke voorzitter en een onafhankelijke expert. De jaarlijkse rapportage wordt ter beschikking gesteld aan het CvTA. De Governance code CBO’s is hier in te zien.