Over digitale en papieren kopieën uit kranten, tijdschriften, boeken en digitale publicaties

1. Waarom moet ik betalen voor kopieën?

Als u in uw onderneming papieren en digitale kopieën maakt van publicaties en deze deelt met collega’s of klanten, moet u een vergoeding betalen aan de makers van deze publicaties. Het delen van deze informatie kan namelijk zorgen voor meer kennis, ontwikkeling, inspiratie en omzet. Denk aan het scannen van een artikel uit een vakblad voor uw intranet, het bewaren van een boeiend artikel op uw computer of het uitdelen of mailen van een klein gedeelte uit een boek ter voorbereiding op een vergadering aan uw collega’s. U heeft dus een zakelijk belang bij het delen van kennis en informatie.

“Ik heb toch al een abonnement op die kranten en tijdschriften?”

Wanneer u een boek, krant, tijdschrift, of een digitale versie koopt, ontvangen de makers van de publicatie een vergoeding voor hun werk door het aankoopbedrag dat u betaalt. Als u op de zaak een scan of kopie van een artikel maakt en deze deelt met uw collega’s, hoeven zij niet zelf die krant of tijdschrift te kopen en ontvangen de auteurs, makers en uitgevers geen vergoeding voor dit hergebruik van hun werk. Het kopiëren en delen van de inhoud aan collega’s is dus niet in de prijs van de publicatie inbegrepen. 
Daarom bent u, als in uw onderneming voor zakelijk gebruik papieren en digitale kopieën worden gemaakt en gedeeld, een vergoeding aan de makers en uitgevers verschuldigd. Hiermee kunnen zij ook in de toekomst blijven schrijven, fotograferen en uitgeven. 

Wanneer hoef ik niet te betalen?
Maakt u nooit kopieën of scans, dan hoeft u uiteraard niet te betalen. U betaalt alleen een vergoeding als u daadwerkelijk in uw bedrijf papieren of digitale kopieën maakt van publicaties. Dit moet u opgeven bij Stichting Reprorecht. Dat kan via de Reprorechtportal of telefonisch. Stichting Reprorecht neemt dan mogelijk contact met u op om de situatie in uw bedrijf samen met u te controleren.

2. Aan wie moet ik betalen?

De kopieën maakt u van publicaties die worden gemaakt door duizenden makers en uitgevers. Daarom zorgen collectieve beheersorganisaties (CBO’s) ervoor dat zij een vergoeding ontvangen wanneer anderen hun werk kopiëren. Makers en uitgevers krijgen hun vergoeding voor kopiëren via stichting Reprorecht. Met de Regeling Reprorecht Bedrijfsleven kunt u de vergoeding voor fotokopiëren en voor het digitaal kopiëren op eenvoudige wijze regelen. U betaalt deze vergoeding aan Stichting Reprorecht.

“Komt mijn geld wel terecht bij de mensen die er recht op hebben?”

Makers, zoals schrijvers, vertalers, vormgevers en illustratoren, en uitgevers worden bij wet vertegenwoordigd door Stichting Reprorecht voor de inning en verdeling van vergoedingen voor het fotokopiëren. Voor digitaal hergebruik van hun werk hebben de makers en uitgevers stichting Reprorecht toestemming gegeven dit voor hen te regelen. Met digitaal hergebruik wordt bedoeld scannen, e-mailen, printen, opslaan op een computer of op intranet plaatsen.

Het College van Toezicht ziet er onder meer op toe dat Stichting Reprorecht de vergoedingen ook daadwerkelijk afdraagt aan de makers en uitgevers van kranten, tijdschriften en boeken.

3. Hoeveel moet ik betalen?

Hoeveel u precies moet betalen voor het kopiëren en delen van informatie staat in het vergoedingenoverzicht van de Regeling Reprorecht Bedrijfsleven

“Wordt wel rekening gehouden met het kopieergedrag in mijn bedrijf?”

Regeling Reprorecht Bedrijfsleven 
Voor het bepalen van de vergoedingen, hebben organisaties van uitgevers, schrijvers en andere makers in overleg met VNO-NCW en MKB-Nederland de Regeling Reprorecht Bedrijfsleven opgesteld. Deze regeling is afgestemd op de wensen en dagelijkse praktijk van het Nederlandse bedrijfsleven. De regeling is gebaseerd op een breed onderzoek bij diverse soorten bedrijven naar het digitaal en van papier naar papier kopiëren binnen bedrijven. Op de website vindt u een duidelijke samenvatting van de Regeling Reprorecht Bedrijfsleven. 
Samenvattend is het volgende afgesproken:
  • Heeft u minder dan 20 fulltime medewerkers in dienst? Dan betaalt u een relatief laag jaarbedrag als basisvergoeding. 

Heeft u 20 of meer fulltime medewerkers in dienst? Dan is de basisvergoeding afhankelijk van:
- het aantal medewerkers in uw bedrijf
- de mate van intensief gebruik van informatie in uw branche. 

Gebleken is, dat deze regeling voor de meeste bedrijven in Nederland klopt. De regeling is namelijk al afgestemd op de grootte en de branche van het bedrijf. Wordt in uw bedrijf veel meer of minder gekopieerd, vergeleken met andere bedrijven van dezelfde grootte en in dezelfde branche? Geef dit dan aan bij Stichting Reprorecht. Log hiervoor in op de Reprorechtportal. Uw inloggegevens staan op de factuur. 

Handhaving
Als maatschappelijk verantwoord ondernemer wordt van u verwacht dat u het auteursrecht respecteert. Maakt u zonder betaling van een vergoeding fotokopieën in uw bedrijf of zonder toestemming digitale kopieën, dan handelt u in strijd met de wet. Tegen bedrijven die hiervoor geen regeling hebben en wel kopieën maken en delen, kunnen rechtsmaatregelen worden getroffen.

4. Hoe moet ik betalen?

U ontvangt van Stichting Reprorecht een factuur voor de basisregeling van de Regeling Reprorecht Bedrijfsleven. 

“Is het niet ingewikkeld?”

Het is heel eenvoudig. Als u inlogt op de Reprorechtportal kunt u de factuur betalen met iDeal. Uw inloggegevens staan op de factuur. De factuur houdt rekening met de van uw bedrijf bekende bedrijfsomvang, indeling in sector en het daarop gebaseerde kopieergedrag. Kloppen uw gegevens niet? Is er iets veranderd in uw situatie? Worden er in uw bedrijf veel meer of minder digitale en papieren kopieën gemaakt? In de Reprorechtportal kunt u deze gegevens eenvoudig en direct aanpassen. Leiden de wijzigingen in uw gegevens tot een aangepaste factuur, dan ontvangt u vanzelf een nieuwe factuur. 

Heeft u geen factuur ontvangen en wilt u een licentie aanvragen? Vul dan het contactformulier in op de website van Stichting Reprorecht of bel 0900 – 2022829.

5. Wat doe ik met vragen of klachten?

Stichting Reprorecht beschikt over het CBO-kwaliteitskeurmerk. Dat betekent onder meer dat Stichting Reprorecht transparant is, dat klachten snel worden behandeld en dat Stichting Reprorecht zorg draagt voor een onafhankelijke afhandeling van geschillen. Op www.voice-info.nl staat meer informatie over het CBO-keurmerk

“Wat te doen als mijn factuur niet klopt?

Kloppen uw gegevens niet of klopt uw factuur niet?
Als u inlogt op de Reprorechtportal kunt u dit aangeven via het contactformulier of zelf uw gegevens wijzigen. Uw inloggegevens staan op de factuur.

Een bezwaar of een klacht?
Het tarief voor het wettelijk toegestaan kopiëren is door de wetgever bepaald: tegen de hoogte van dat tarief kan geen bezwaar worden gemaakt, dat staat voor zowel u als stichting Reprorecht vast. U kunt bezwaar maken als in uw bedrijf veel minder (digitale) kopieën worden gemaakt en de basisregeling niet bij uw bedrijf past, of als de wijziging in uw gegevens niet tot het gewenste resultaat leidt. 
U kunt inloggen op de Reprorechtportal en uw bezwaar via het contactformulier indienen. Uw inloggegevens staan op de factuur. 

Bent u niet tevreden over de aanpak of het resultaat van uw wijziging of bezwaar? Of is uw wijziging of bezwaar niet binnen twee maanden afgehandeld? Dan kunt u daarover een klacht bij Stichting Reprorecht indienen. Het moet wel gaan om een klacht over een wijziging of bezwaar dat binnen de termijn van drie maanden na ontvangst van de factuur is doorgegeven. Een uitgebreide uitleg over de klachtenprocedure van Stichting Reprorecht voor ondernemers vindt u hier.

Heeft u niet binnen twee maanden een beslissing over uw klacht ontvangen over de toepassing van de in rekening gebrachte vergoeding? Of bent u niet tevreden met deze beslissing? Dan kunt u binnen drie maanden een geschil indienen bij De Geschillencommissie Auteursrechten

Vragen 
Wilt u een andere vraag stellen? Vul dan het contactformulier in op de website van Stichting Reprorecht of bel 0900 – 2022829.

Voor meer informatie bezoekt u de website van Stichting Reprorecht: www.reprorecht.nl/ondernemers